Quand un schéma BPMN donne l’illusion de documenter un processus

(Illustration BPMN volontairement incorrecte)

En France, l’utilisation du terme BPM est souvent limitée à ses deux premières lettres : Business Process.
Le M de Management est fréquemment oublié, et la démarche se réduit alors à de la cartographie, de la documentation, et parfois à de l’automatisation de workflows.

Or, dès cette première étape — la cartographie — je constate régulièrement de sérieuses lacunes.

Le BPMN possède un avantage majeur… qui est aussi sa principale faiblesse :
il est suffisamment intuitif pour permettre à chacun, avec quelques notions de base, de comprendre globalement un schéma.

Mais cette facilité donne aussi l’impression que modéliser un processus est simple, et qu’un schéma suffit à documenter correctement une activité.

L’illustration présentée ici en est un bon exemple.

Le schéma est-il compréhensible ?
Oui. Suffisamment, en tout cas, pour donner l’impression que le processus est documenté.

Mais est-il juste, complet, ou automatisable ?
En l’état : pas du tout.

Pourquoi ?

Parce qu’il contient de nombreuses erreurs vis-à-vis de la norme BPMN, et surtout de grands manques en matière de complétude.

C’est un peu comme un livre écrit sans respecter les règles de la langue, et auquel il manquerait en plus plusieurs pages.

Par exemple :

« S’et lheur mé zon par issi »

On peut essayer de le lire comme :
« C’est leur maison, par ici ! »
ou bien
« C’est l’heure, mais on part ici ! »

À l’oral, le contexte permet souvent de deviner le sens.
À l’écrit, en revanche, l’ambiguïté devient problématique.

Il en va de même pour les processus.

Sans règles de modélisation, chacun peut comprendre quelque chose…
mais rien n’est réellement formalisé.

La question devient alors simple :

Est-il raisonnable, pour une entreprise, de documenter son activité de manière aussi approximative ?

La réponse est claire : non.

Formaliser correctement les processus est une étape essentielle pour comprendre comment une organisation fonctionne réellement.

C’est également un excellent moyen :

• d’identifier des axes d’amélioration
• de fiabiliser la documentation existante
• et de développer progressivement une véritable culture processus au sein de l’organisation.

C’est précisément l’objectif des démarches de management par les processus.

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